Bedrift

Slik lager du en prosjektplan i 10 enkle steg - eksempel og mal

Prosjektplanlegging er prosessen hvor man definerer omfanget av et prosjekt og målsetningen, samt hvilke steg man må ta for å komme dit. Det er en av de viktigste prosessene i det som utgjør prosjektledelse. Utfallet av prosjektplanleggingen er det som kalles en prosjektplan, som kan utgjøre forskjellen på et vellykket og et mislykket prosjekt.

Prosjektplanen er et dokument som inneholder omfanget til og objektivene i et prosjekt. Dette dokumentet vil være veldig viktig for at prosjektlederne skal nå målene som er satt for prosjektet. Prosjektplanen er vanligvis representert som en tabell eller et diagram som gjøre det enkelt å kommunisere innholdet med aksjonærer eller andre interessenter. Det finnes også mange ulike programvare som kan hjelpe deg med å visualisere planen.

Noen prosjektledere syns det er unødvendig med en prosjektplan, og andre setter ikke av mye tid til denne delen av prosjektet. De som tenker slik har som regel en feil forestilling av hva en prosjektplan er og ser for seg at man må planlegge hvert eneste minutt i prosjektet. Det er heldigvis helt feil.

Det trenger ikke å være komplisert å lære hvordan man utvikler en prosjektplan, og heller ikke å lage en og bruke den i praksis. I denne artikkelen skal vi se på hvordan man lager en prosjektplan og avlive myten om at dette er tungt arbeid som tar opp mye av din dyrebare tid.

Trenger du flere dyktige folk til å være en del av prosjektet? Finn en kvalitetsikret frilanser eller konsulent i vårt åpne nettverk. Kontakt dem direkte og sikre at prosjektet blir gjennomført på en god måte.

Hvorfor lage en prosjektplan?

Prosjektplanlegging kan være en god hjelp for å forstå det grunnleggende i prosjektet. Med andre ord kan man si at man forutser og forbereder seg på vanskeligheter ved å planlegge, og samtidig finne ut hva som må gjøre for å lykkes med prosjektet.

I tillegg kan det gi svar på en rekke forskjellige spørsmål om prosjektet, for eksempel disse:

  • Er prosjektet gjennomførbart?
  • Vil det bli ferdig i tide?
  • Hvor mye vil det koste?
  • Hvordan kan vi sikre at prosjektet leverer de riktige fordelene?
  • Hva om vi endrer på noe eller om noe endres underveis?
  • Hvor mye fremgang har vi oppnådd?
  • Hva gjør vi dersom noen blir syke eller er utilgjengelige?

Dersom du enda ikke er overbevist om verdien som ligger i prosjektplanlegging, vil vi nå minne deg på de vanligste grunnene til at noen prosjekter går feil. Hvis du tror at det har noe å gjøre med kompleksitet eller bruk av teknologi, tar du feil.

Dette er de vanligste grunnene til at noen prosjekter mislykkes:

  1. Prosjektets omfang blir ikke ledet effektivt, altså at det har vært dårlig planlegging av prosjektet.
  2. Folk mister det originalet målet av syne. Forretningsvirksomheten er svak og ikke fastsatt.
  3. Topplederne er ikke støttende til prosjektet, eller det er lite engasjement blant hovedaksjonærene.

Effektiv planlegging gir deg et grunnlag for prosjektet og håndterer disse mulige problemene. Det handler om å definere omfanget for et prosjekt, hva som skal gjøres og av hvem, og hva som skal utelates.

Hvis man begynner å lage en prosjektplan tidlig i prosjektet, kan dette være en verdifull ressurs som gir prosjektet stor verdi i form av fordeler innen forretningsvirksomhet, og som samtidig hjelper til med å formulere idéer til prosjektet. Prosjektplanen fungerer også som basisen for kommunikasjon og å informere om prosjektet til ledelsen i bedriften, klienter eller andre ansatte som jobber med prosjektet.


Eksempel på prosjektplan - vår mal

Prosjektplanen er et dokument for hvordan prosjektet skal styres, ledes og gjennomføres. Det er altså ikke det samme som en timeplan for hele prosjektet. Den blir utformet av prosjektlederen på et tidlig stadium i prosjektet, også blir den endret og forbedret ettersom prosjektet går sin gang.

Planen bør inneholde informasjon om selve prosjektet i tillegg til informasjon om ressurser og kostnader. Denne informasjonen bør selve prosjektplanen inneholde:

  1. Steg for fullføring - de ulike periodene hvor når hvert steg skal ferdigstilles.
  2. Ulike deler som inngår i prosjektet - prosjektet deles som regel opp i ulike deler som inneholder forskjellige arbeidsoppgaver med definert omfang, tidsskjema for når det skal være ferdig og kostnader, som tildeles én person og som denne personen vil være ansvarlig for å levere.
  3. Aktiviteter - de ulike delene i prosjektet som hver for seg må leveres for at man skal kunne fullføre prosjektet.
  4. Milepæler - store deler med en gitt varighet som vanligvis viser begynnelsen på en del av prosjektet.
  5. Leveranser (produkter) - utfallet som prosjekter står for å produsere, og som er klart og tydelig definert i forretningsplanen.
  6. Vurdering - sjekkpunkter hvordan leveransen (eller prosjektet som en helhet) blir evaluert i forhold til målene til selve bedriften eller produksjonen.
  7. Gjensidig avhengighet - når en leveranse i prosjektet kun kan oppnås når en leveranse fra annet arbeid eller fra et annet prosjekt er fullført.

Vanligvis presenteres kostnads- og ressursplaner og prosjektplanen i tabellformat, som skjema eller diagram. Prosjektplanen gir en detaljert oversikt over den daglige ledelsen av prosjektet, fungerer som en fremdriftsplan og er samtidig et sammendrag for presentasjon til sponsorer av prosjektet og toppledelsen i bedriften.

For å gjenta, er prosjektplanlegging en essensiell del av aktiviteten til en leder av et prosjekt. Planen gir alle som er involvert i et prosjekt en forståelse av disse punktene:

  • Hva som kreves for å gjennomføre prosjektet
  • Hvordan prosjektet skal gjennomføres
  • Hvem som skal gjøre hva
  • Når ting skal være klart eller ferdigstilles

Når man begynner på et nytt prosjekt er det fort gjort å tenke på prosjektet som en reise: man er ute på et oppdrag eller går en tur i tykk tåke. Selv om denne analogien er hjelpsom for å forstå hva slags type prosjekt man jobber med, burde man ikke dvele ved reisen. Prosjektplanlegging handler om destinasjonen og ikke reisen i seg selv. Hovedfokuset er hva man får ut av prosjektet, altså hva prosjektet vil levere i form av et produkt eller annet. Derfor er det bedre å fokusere på selve produktet som skal produseres.

Finn en kvalitetsikret
konsulent i vårt åpne nettverk
Kom i gang

10 enkle steg for å lage en prosjektplan

Steg 1: Forstå omfanget og verdien i prosjektet

Kjernen i prosjektplanen definerer omfanget for prosjektet og hvordan man skal gå frem for å nå det endelige målet. Planen fungerer som prosjektets historie, og hvordan du velger å få frem detaljene og kommunisere viktigheten av den til andre kan i mange tilfeller avgjøre prosjektets suksess. Den bør være en integrert del av prosjektet for at alle involverte skal ha oversikt og innblikk i detaljene til prosjektet.


Steg 2: Foreta undersøkelser

Før du kan utarbeide en prosjektplan, bør du sørge for at du har alle fakta rundt prosjektet. Gå gjennom alle viktige dokumenter, e-poster eller annet, for å forstå alle detaljene og oppklare deler av prosjektet dersom noe er uklart før du forplikter deg til noe. Sørg for at du har en god forståelse av målet med prosjektet og vet hva klienten forventer og trenger. En god prosjektleder er godt informert og arbeider metodisk for å utarbeide en prosjektplan.


Steg 3: Still de vanskelige spørsmålene

I tillegg til å stille spørsmålene nevnt i punkt to, bør du også sette av tid til å gå i dybden. Dette gjør du ved å stille noen vanskelige spørsmål til hovedkontakten til klienten om prosessen, organisasjonspolitikk, og generelle risikoer før du utarbeider en prosjektplan. Ved å gjøre det sikrer du at ditt team har den erfaring som trengs for å takle enhver vanskelig situasjon, samtidig som du viser at du bryr deg om prosjektet og ønsker at alt skal gå knirkefritt fra begynnelsen.


Steg 4: Lag grunntrekkene for prosjektplanen

Etter å ha samlet inn all nødvendig informasjon, bør du tenke over målet med prosjektet og hvordan dere skal gå frem for å gjennomføre det. Tenk over omfanget for arbeidet og forsøk å utarbeide en prosjektplan og lederstil ved å lage grunntrekkene. Dette førsteutkastet kan være veldig grovt og bør inneholde hvilke leveranser prosjektet inneholder og hva som skal til for å få disse klare, prosessen for godkjenning av klienten, tidsramme for ferdigstillelse av en oppgave eller leveranse, idéer for ressurser som trengs for å utføre oppgaver eller leveranser, en liste over antakelser du har om planen, og en liste over absolutte tidsfrister og budsjett for prosjektet. Fokusér på å lage en enkel skisse av planen, og utelat alle detaljer i førsteutkastet.


Steg 5: Kommunikasjon er nøkkelen

Et prosjekt bør starte med at man holder et møte med teamet for å sette klare rammer for målet med prosjektet og hva som trengs og må gjøres for å nå målet. Du som er prosjektleder utarbeider aldri en fullstendig prosjektplan på egenhånd. Det er viktig at du informerer teamet om prosjektet og at dere sammen utarbeider fremdriftsplan før du presenterer planen for klienter. Slik unngår du misforståelser og sikrer at alle på teamet vil føle at man er sammen om prosjektet og jobber mot et felles mål. Samtidig må du huske at flere hoder tenker bedre enn ett. Benytt deg av alle de gode ressursene du har rundt deg for å finne den beste løsningen for prosjektet slik at man holder seg til budsjettet og holder moralen oppe. Samtidig kan du teste dine egne tanker ved å rådføre deg med de andre ansatte. Kanskje noen har bedre idéer enn de du selv har utarbeidet?

Steg 6: Lag en fullt utdypet prosjektplan

Nå som du har all informasjon du trenger og prosjektet er blitt kommunisert til alle nødvendige parter, kan du ferdigstille prosjektplanen med detaljer. Det viktigste du bør tenke på i denne fasen er å sørge for at all informasjon i planen er enkel å omfavne og veldig tydelig formulert. Jo mer rett på sak planen er, jo enklere blir den å lese. Lag derfor en plan som er så enkel som mulig. Presenter stoffet på en ryddig måte slik at alle forstår hovedpunktene i planen, og slik at folk ikke bare skummer gjennom den, men faktisk leser den. Planen bør inneholde all formell informasjon, detaljer rundt hver del og leveranse av prosjektet, en plan for hvilken del av teamet som har ansvar for de ulike delene, hvem som er ansvarlig for hver oppgave, tidsrammer for hver oppgave med tydelige datoer, legg ved notater med detaljer om oppgaver som kan være forvirrende, og utdyp hva prosjektet er avhengig av for legge inn risikoen for forsinkelser.


Steg 7: Publiser planen

Når hele planen nå er klar, er det på tide å overlevere den til klienten for godkjenning. Men før du sender den avgårde, kan det være lurt å la en kollega ta en titt på planen og foreta en en gjennomgang for å sjekke at datoer stemmer og at det ikke er noen feil i informasjonen.


Steg 8: Del planen med dine medarbeidere og sørg for at enighet

Nå som du har brukt mye tid og energi på å utarbeide en detaljert og godt gjennomført prosjektplan, bør du sørge for at den faktisk blir lest og forstått av både medlemmer i temaet og klienten. Når du sender av gårde planen bør du også ha med et kort sammendrag i prosaform. Dette trenger kun å være en kort beskjed hvor du nevner metodologien, ressursene, forutsetninger, tidsfrister og andre frister for godkjenning. Det kan hjelpe deg med å formidle hvilken betydning prosjektplanen har for prosjektet og for at det skal gjennomføres med suksess, samt hvilken betydning den har for alle involverte parter.


Steg 9: Tilpass planen underveis

Selv om du har brukt mye tid på utarbeide en god prosjektplan vil det alltid oppstå uforutsette ting underveis i prosjektet. Da er det viktig å kunne tilpasse planen med oppdatert informasjon. Lite kan ødelegge så mye for et prosjekt som det å følge en plan som ikke bygger på seneste informasjon.


Steg 10: Noter deg læring til neste prosjekt

I utarbeidelsen av prosjektplanen vil du lære mye og fort, spesielt om det er først gang du gjør det. Noter derfor viktige læringspunkter du kan ha nytte av ved neste prosjekt. Da kan du ta frem den listen før du starter og spare mye tid


Vær forberedt på endringer underveis i prosjektet

Som de fleste har erfaring med, vil planer alltid endre seg. Med et godt team og et klart omfang av arbeidet, er du på god vei mot å lage en solid plan som er gjennomførbar og gjennomtenkt. Til syvende og sist er en god plan ditt beste forsvar mot kaos i prosjektet.

Husk at en god prosjektplan begynner med å oppnå en forståelse av hva det er forventet at prosjektet skal levere, hvilket er produktet som skal produseres. Etter å ha fastsatt dette, kan du vurdere hvilke ressurser som trengs, samt sette opp budsjett og hva som må gjøres for å nå målet.

Uten en detaljert prosjektplan kan du risikere at det tar mye lenger tid enn forventet å ferdigstille prosjektet, at kostnadene blir mye høyere enn du hadde regnet med, eller i verste fall at du og ditt team ikke klarer å levere det som var avtalt.

Du kan selvfølgelig også risikere at at du ikke klarer å imøtekomme en eller flere av disse punktene med en prosjektplan. For å sikre at du kan gjennomføre prosjektet med en prosjektplan bør den hele tiden revurderes og endres ettersom prosjektet går fremover og deler av prosjektet endres. Se gjennom planen med jevne mellomrom for å sikre at prosjektet går som det skal.

Relaterte poster

Bli en del
av Flexify

For bedrifter

Kontakt oss, så hjelper vi deg å finne riktig kandidat
Kom i gang

For konsulenter

Bli en del av Flexify, så får du tilgang til spennende oppdrag
Jeg er konsulent
Flexify 2018 ©
Privacy policy