Bedrift

Mal for en god medarbeidersamtale - både for deg og den andre parten

Vi kårer Norges Hyggeligste Frilanser - vinn en iPad!
Stem på en hyggelig frilanser og vær med i trekningen av en iPad til 3990kr
Les mer her

Medarbeidersamtaler kan være svært nyttige for både de ansatte og deg som er leder.


Dessverre ser man ofte at hverken ansatte eller ledere evner å se verdien disse samtalene kan ha for bedriften som en helhet, men ikke minst for utvikling og trivsel for den enkelte ansatte.


Medarbeidersamtaler kan være effektive verktøy for å motivere de ansatte til økt produksjon, bidra til bedre arbeidsmiljø, oppklare forventninger fra begge parter eller skape et bedre forhold mellom ledelse og ansatte, for å nevne noen punkter.


Det bør avholdes medarbeidersamtaler minst én gang i året, og innkalles i god tid før samtalen skal finne sted, slik at begge parter får god tid til å forberede seg.


For å utøve godt lederskap, bør du legge vekt på å ta i bruk medarbeidersamtaler på riktig måte, slik at du får mest mulig igjen for tiden du legger ned i å gjennomføre de.


Hva som skal tas opp på medarbeidersamtalene må selvsagt tilpasses den enkelte bedrift, men her får du noen tips som kan hjelpe deg med å holde gode medarbeidersamtaler som gir fruktbare utfall.


Nederst ser du også en mal du kan følge under samtalen.


Vær godt forberedt til din medarbeidersamtale


Gå aldri inn til en medarbeidersamtale uten å forberede deg på forhånd. Du vil ikke få noe utbytte av å holde medarbeidersamtaler, dersom du ikke er forberedt.


Uten å forberede deg vil gå glipp av gode muligheter for å få tilbakemeldinger fra ansatte og muligheter for forbedring, både for deg og den ansatte du snakker med. Medarbeideren vil mest sannsynlig ikke føle seg spesielt motivert etter samtalen, noe som kan gi dårlige resultater senere.


Før samtalen finner sted bør du se over dokumentasjon på den ansattes prestasjoner siden sist gang det ble avholdt medarbeidersamtale, og ta frem notater dersom du har noen på for eksempel endring i humør, visse holdninger den ansatte uttrykker eller annet som er spesielt bemerkelsesverdig ved den ansatte.


Lag raske notater for å ha en plan å gå etter. Få også frem eksempler dersom du virkelig vil understreke et poeng for den ansatte. Slik vil de bedre forstå hva du mener og det blir enklere for dem å endre på noe du mener det er nødvendig å endre.


Det er samtidig viktig at du setter av nok tid til den enkelte og at du ikke planlegger for mange samtaler per dag. Det er viktig at du er opplagt, både for å få mest mulig ut av samtalen og for å vise de ansatte at dette er viktig for deg.


Gi medarbeideren mulighet til å forberede seg


Det er ikke bare du som bør komme forberedt til medarbeidersamtalen. Du bør også gi den ansatte mulighet til å forberede seg ved å dele ut skjemaer på forhånd som oppfordrer den enkelte til å reflektere rundt sin egen arbeidssituasjon og arbeidsforhold.


Dette vil gi et bedre utgangspunkt for samtalen, samtidig som den ansatte får mulighet til å tenke over visse ting han eller kanskje ikke er spesielt fornøyd med og som han eller hun gjerne vil endre på.


I tillegg bør du også gi de skjemaer og/eller tabeller med deres resultater siden sist gang dere hadde medarbeidersamtale. (Dette er spesielt viktig dersom arbeidet kan måles med tall og grafer.)


Slik kan de også ta en vurdering av sin egen innsats og ta inn over seg innholdet i rapporten(e).


Å dele ut resultatrapporter er for øvrig noe som bør gjøres kanskje ukentlig eller månedlig. Det gir deg en mulighet til å selv holde oversikt over produksjon og fange opp negative trender tidlig. Samtidig gir det de ansatte en mulighet til å følge med på eget arbeid og ha noe å strekke seg etter.


Hold en positiv tone under medarbeidersamtalen


Under medarbeidersamtalen bør du passe på å legge hovedvekt på positive aspekter ved den ansattes innsats og prestasjoner.


Dersom det oppstår negative hendelser er det dessuten viktig at disse tas tak i med en gang det skjer. Slike saker skal ikke ligge og vente eller samles opp til medarbeidersamtalen, da de kan utvikle seg og bli enda verre når de ikke blir tatt tak i tidlig.


De positive sidene bør derfor ta opp mesteparten av tiden under medarbeidersamtalen, men dersom det også er en del negative resultater eller tall i den ansattes portefølje, bør du ordlegge deg på en måte som motiverer den ansatte for å gjøre det bedre i fremtiden. Prøv å skape en samtale hvor dere sammen kommer frem til konkrete, målbare og realistiske mål de kan strekke seg etter.


Samtidig må du sørge for at du er tydelig og snakker med klar tale, slik at du får frem poenget ditt. Dersom du ikke er tydelig nok, kan det hende den ansatte ikke forstår seriøsiteten i det du prøver å formidle. Understrek det du mener med eksempler.



Leter din bedrift etter dyktige folk?
Se gjennom profiler til 700 frilansere og konsulenter i Norge
- som de dyktige folkene under her!
Opprett bedriftsbruker
Tilgjengelig nå
Yngve Skråmm
UX Designer / Interaksjonsdesigner
Heltid eller deltid
Oslo
1100
Kr/t

UX

Interaksjonsdesign

Informasjonsarkitektur

HTML

CSS

JavaScript

Se full profil
Tilgjengelig nå
Hanne Årsnes
Grafisk designer
Heltid eller deltid
Ålesund
1200
Kr/t

Photoshop

Indesign

Illustrator

Se full profil

Engasjement er viktig


Din holdning når du går inn i samtalen vil i stor grad avgjør om samtalen blir effektiv. Dersom du har en ektefølt intensjon om å hjelpe medarbeideren med å forbedre seg, vil samtalen bli enklere og mer fruktbar.


Den ansatte må føle at du ønsker å hjelpe han eller hun med å forbedre sine egne prestasjoner. Det er viktig for den ansatte å høre at du har tiltro til hans eller hennes evner til å forbedre seg.


Dette vil hjelpe han eller hun med å tro på sine egne evner og samtidig vite at han eller hun får nødvendig med støtte fra deg under forbedringsprosessen.


Ikke gjør medarbeidersamtalen til en leksjon


Siste del av ordet medarbeidersamtale er spesielt viktig å legge vekt på. For å få mest mulig ut av møtet er det viktig at dere fører en samtale hvor begge er delaktige.


Det er meningen at medarbeidersamtaler skal være fortrolige dialoger mellom to likeverdige parter i trygge omgivelser. Du som leder har ansvar for å sørge for at dette skjer.


Dersom du selv står for all snakkingen og møtet bli til en leksjon, vil medarbeidersamtalen være mindre effektiv. Den ansatte vil kanskje ikke sitte igjen med en god følelse, og kun ha inntrykk av at han eller hun har blitt behandlet urettferdig. Det er absolutt ikke denne følelsen du ønsker at dine ansatte skal sitte igjen med etter en medarbeidersamtale.


Det overordnete målet ditt med samtalen bør være at den ansatte blir motivert til å fortsette å vokse, utvikle seg og bidra til vekst for bedriften. Dette kan du oppnå ved å at dere sammen bli enige om en forpliktende fremdriftsplan for medarbeideren.


Da er det viktig med en god dialog. Sett deg som mål at den ansatte selv skal stå for praten ca. halvparten av tiden. For å få til det, bør du formulere spørsmål som oppfordrer til refleksjon og dialog.


Mal for medarbeidersamtale


Her får du en mal du kan følge når du neste gang skal holde medarbeidersamtaler.


Dato for medarbeidersamtale:

Ansatt:


1.Oppfølging fra forrige medarbeidersamtale


-          Er avtalen fra forrige samtale blitt fulgt opp?

-          Dersom den ikke er det, hvorfor?


2. Gå gjennom arbeidsoppgaver/ansvarsområder som den ansatte selv har skrevet opp på forhånd


-          La den ansatte selv vurdere mengden på eget arbeid og tidsforbruk. Gå eventuelt gjennom enkeltoppgaver.

-          Hvordan vil den ansatte selv vurdere selve arbeidet/oppgavene?

-          Hva er den ansatte spesielt fornøyd med?

-          Er den ansatte misfornøyd med noe eller er det noe som ikke fungerer? Fordeling av oppgaver eller prioriteringer?

-          Kunne noe vært gjort annerledes/bedre?

-          Det er viktig å få frem konkrete eksempler.

-          Får medarbeideren brukt sin kompetanse og erfaring i utførelsen av arbeidet i tilstrekkelig grad?

-          Hva kan du som leder bidra med for å tilrettelegge og forbedre arbeidshverdagen?


3. Veien videre og målsettinger


-          Medarbeiderens egne ønsker for faglig videreutvikling.

-          Ønsker den ansatte nye utfordringer og oppgaver?

-          Er det visse oppgaver den ansatte har nå som den gjerne ønsker å kutte ut?

-          Finnes det forbedringspotensialet på visse områder?

-          Hvordan kan du som leder bidra med at den ansatte skal oppnå målene sine?


4. Samarbeid mellom deg og den ansatte


-          Hvordan oppfatter den ansatte samarbeidet med deg som leder?

-          Kan noe gjøres annerledes eller bedre?


5. Samarbeid med kolleger


-          Er det godt samarbeid?

-          Godt arbeidsmiljø?

-          Finnes det forbedringspotensialet?


6. Dersom den ansatte er leder; hvordan oppfatter den ansatte sin egen rolle som leder og forholdet med sine ansatte


-          Har den ansatte spesielle utfordringer?

-          Hva fungerer/ikke fungerer?


7. Fysiske omgivelser


-          Hvordan vil den ansatte selv karakterisere de fysiske arbeidsforholdene?

-          Er det noe som kan forbedres eller gjøres annerledes?


8. Private/personlige forhold


-          Er det visse forhold på privaten som påvirker arbeidssituasjonen til den ansatte?

-          Tillitsverv eller annet som har innvirkning på arbeidshverdagen?

-          Andre forhold som den ansatte ønsker å ta opp?

-          Hvordan kan du som leder bidra til å tilrettelegge arbeidshverdagen for å ta hensyn til spesielle behov?


Sluttord og sammendrag


(For å følge opp det dere har kommet frem til under samtalen, bør både du og den ansatte beholde hver deres kopi av dette arket.)


Oppfølging fra forrige medarbeidersamtale:


Dette forplikter medarbeideren seg til å gjøre:

Frist for utførelse:


Dette forplikter lederen seg til å gjøre:

Frist for utførelse:


Dato:

Medarbeiders underskrift:                                                         Lederens underskrift:

_____________________                                                       _______________________

Tilpass medarbeidersamtalen til den enkelte


Alle spørsmålene og punktene i denne malen vil ikke nødvendigvis være like nødvendige å gå gjennom med alle ansatte på arbeidsplassen. De fungerer heller ikke like godt for enhver arbeidsplass.


Det er viktig at du tilpasser temaene dere skal snakke om til den enkelte. Dette bør gjøres for å ta hensyn til den enkeltes behov og for å få hver ansatt til å virkelig føle seg sett, hørt og godt ivaretatt.



Relaterte poster

Bli en del
av Flexify

For bedrifter

Registrerer deg for å finne riktig konsulent eller frilanser
Opprett bedriftsbruker

For konsulenter

Bli en del av Flexify, så får du tilgang til spennende oppdrag
Jeg er konsulent
Flexify 2019 ©
Privacy policy