Bedrift

Slik er en god ansettelsesprosess, både for deg og kandidaten

En ansettelsesprosess inneholder flere viktige elementer.


Den inneholder blant annet beslutningstakingen om å ansette en ny ansatt, avgjøre hva slags ferdigheter og erfaringer man skal se etter, rekruttering for stillingen, velge ut riktig kandidat, innføringsprogram og opplæring av den nye ansatte.


Men hvordan utfører man en god ansettelsesprosess for både bedriftens del og for den nye ansatte?


Her tar vi deg gjennom alle stegene som inngår i en ansettelsesprosess, og hva du bør gjøre for å gjøre prosessen så smidig som mulig.


Beslutningen om å ansette en ny medarbeider


Målet med dette første steget i hele prosessen er å finne ut om det gir mening, økonomisk sett, å fylle inne en stilling.


Ved noen tilfeller er det ganske klart og tydelig at det trengs. Dette er for eksempel ved situasjoner hvor en ansatt trer ut av en stilling.


Før du ansetter en ny, er det viktig at du har gjort nøye utregninger for å avgjøre om ansettelsen vil produsere nok inntekter for å dekke kostnadene dere bruker på rekruttering, eller om det heller vil være bedre å bruke en frilanser, dersom det er mulig.


Det du da må regne ut for å virkelig gå i dybden på lønnsomheten ved å gå gjennom denne prosessen er:

  • Hvilke kostnader er knyttet til selve ansettelsesprosessen?
  • Hva er kostnadene og hvilke tap medfører det å ikke ansette en ny?
  • Hva vil det koste å gjøre en feil/dårlig ansettelse?



Forsøk å regne ut kostnadene ved de enkelte tilfellene eller utfallene så nøyaktig som mulig. Dette er den eneste måten du virkelig kan finne ut hva du skal gjøre i forhold til hva som lønner seg for bedriften.


Planlegging er viktig for å kartlegge behovet for en ny ansatt. Samtidig må slike planer også alltid godkjennes av ledelsen i bedriften.


Hvem skal delta i ansettelsesprosessen?


Dersom du jobber i en bedrift med en egen HR-ansvarlig er svaret på dette ganske klart og tydelig.


Men dersom det derimot ikke finnes en HR-ansvarlig, vil det ofte være øverste leder eller daglig leder for driften av bedriften som er ansvarlig for nye ansettelser. Noen ganger er det også teamledere som selv står for å ansette.


Men oftest er det hva slags type stilling som skal fylles som avgjør hvem som bør være med på å ansette og hvor stor prosessen blir.


Her er noen forslag til hvilke roller som kan være nyttig å ha med under ansettelsesprosessen, dersom den er svært omfattende:


Bruk medarbeidere fra teamet: Det kan noen ganger være lurt å ha med teammedlemmer under ansettelsesprosessen for å evaluere om aktuelle kandidater passer inn i bedriftskulturen, samtidig som du kan vise kandidatene hvor godt samarbeid bedriften utøver.


Rekrutteringseksperter: Ved å ansette rekrutteringseksperter kan prosessen bli mye mer effektiv. De har ofte verdifull kunnskap om mennesker og kan samtidig frigjøre tid for bedriftens egen rekrutteringsansvarlig, slik at han eller hun kan legge vekt på å bygge relasjoner i stedet.


Eksterne rekrutteringsfirmaer: Noen ganger kan det være like greit å sette et rekrutteringsfirma på jobben. De kan hjelpe deg med å finne kvalifiserte kandidater.


Toppledelsen: Medlemmer fra toppledelsen i bedriften kan være med på de siste og avgjørende intervjuene med aktuelle kandidater. Disse har lang erfaring og kan kanskje oppdage feil eller mangler andre har oversett.

Finn en kvalitetsikret
konsulent i vårt åpne nettverk
Kom i gang

Bør man tilpasse ansettelsesprosessen for spesifikke stillinger?


Ja, det bør man absolutt gjøre.


Ulike stillinger krever ulike ansettelsesprosesser. Aktuelle kandidater for en seniorstilling vil gå gjennom flere intervjurunder og tester før de blir ansatt. Kandidater for juniorstillinger vil derimot vanligvis stå overfor en mye enklere og kortere prosess.


Samtidig burde det ikke være for store forskjeller, fordi:


·        De fleste ansettelsesprosesser inneholder mange av de samme elementene. Å hele tiden pålegge rekrutteringsansvarlig å lage nye prosesser fra bunn av vil være svært ineffektivt.


·        Rekrutteringsansvarlige, som hele tiden er involvert i flere ulike ansettelseskanaler, vil kanskje oppleve problemer med å holde oversikt over alle de ulike stegene i prosessen, dersom det ikke er noen sammenheng mellom de ulike rollene han eller hun har i de forskjellige typene ansettelsesprosessene.


·        Det kan være utfordrende for den rekrutteringsansvarlige å samle alle beregningene fra de mange forskjellige prosessene.


Forsøk å finne en god balanse. Gi den rekrutteringsansansvarlige et sett med generelle steg de kan velge fra når de skal besette ulike roller, som seniorstillinger, juniorstillinger, utviklere osv.


Å lage en jobbeskrivelse og rekruttering av aktuelle kandidater


Du er nødt til å lage en fullstendig jobbeskrivelse med arbeidsoppgaver, ansvarsområder, ferdigheter og erfaring som kreves for å fylle en stilling.


Denne skal først og fremst fungere som en intern rapport for å tydeliggjøre behovet for en ny ansatt.


Det er viktig at den er svært klar og tydelig på hva arbeidsoppgavene skal være.


Deretter kan du legge ut en stillingsannonse via ulike nettsider for rekruttering, på bedriftens egen hjemmeside eller karriereside, og sende den ut til rekrutteringsfirmaer.


Dette vil være et svært kritisk punkt ved ansettelsesprosessen. En god stillingsbeskrivelse vil avgjøre om du tiltrekker deg de beste kandidatene på markedet eller om responsen vil være lunken.


Du ønsker aller helst å få inn så mange søknader som mulig, slik at du selv kan velge og vrake blant de aller beste. Da er du nødt til å være nøye med stillingsbeskrivelsen.


Dersom de tradisjonelle metodene for rekruttering ikke fungerer for å tiltrekke seg de mest spennende kandidatene, bør du se etter andre og nye metoder for rekruttering. Kanskje du også bør ta en vurdering av selve rekrutteringsstrategien til bedriften.


Velg ut riktige kandidater for intervjurunder


Med mindre du har hundrevis av søknader liggende foran deg, kan en god start på utvelgelsen av de riktige kandidatene begynne med at du sender ut en e-post med om lag 5 grunnleggende spørsmål knyttet til stillingen.


Spørsmålene bør ikke være store eller lange og burde ikke ta mer enn 20 minutter å besvare. For å besvare de, bør de kreve det nivået av erfaring du forventer deg for stillingen.


Gjennomsnittlige kandidater vil mest sannsynlig ikke svare, mens de beste vil svare på en enkel og effektiv måte.


Dette gir deg mulighet til å både finne ut nivået på den enkelte kandidaten, men også å se hvor motiverte de er for stillingen.


Når du nå har valgt ut kandidater ut ifra en kort spørsmålsrunde via e-post, kan du eventuelt følge opp disse med en kort telefonsamtale på ca. 15 minutter før du kaller inn til intervjuer.


Dette vil gi deg muligheten til å avgjøre om kandidatene virkelig tilfredsstiller dine krav for kvalifisering og om dine forventninger og mål samsvarer.


Deretter kan du igjen velge ut de få kandidatene som blir med videre til de faktiske intervjurundene.


Avslag på søknader i ansettelsesprosessen


En mindre lystig del ved ansettelsesprosessen er å gi avslag på søknader fra kandidater som ikke tilfredsstiller kravene eller har tilstrekkelig med erfaring.


Det vil være god praksis å sende en kort melding for å anerkjenne at du har mottatt en kandidats søknad. Det er også mulig å gjøre dette på en effektiv måte med innebygde verktøy for utsending av flere e-poster samtidig.


Det vil ikke være nødvendig å gjøre denne e-posten veldig personlig, dersom du har en stor mengde søknader som skal besvares.


Bare send en enkel e-post som gir de en klar og tydelig beskjed om at de ikke er med videre til neste runde. Nevn at du lagrer deres CV for senere anledninger og at de gjerne må søke igjen ved et annet tidspunkt.


Dersom du derimot er kommet lenger i ansettelsesprosessen og skal gi avslag til kandidater som har vært inne til intervju, bør de få et mer personlig og omtenksomt avslagsbrev eller en telefonsamtale.


Følg disse tipsene for å avslå kandidater på en pen og høflig måte:


·        Vær kort og direkte. Det er viktig at du ikke blir misforstått. Derfor er det lurt å gjøre seansen kort og tydelig.


·        Hold en positiv tone. Du skal helst ikke bruke negative setninger som «du var veldig nære» eller «du er ingen god match». Dersom det er mulighet og rom for det, bør du heller velge å si en setning eller to om noe du generelt likte ved kandidaten.


·        Tilby dem mer utfyllende tilbakemeldinger. Noen kandidater vil gjerne vite hvordan de klarte seg under intervjurundene, derfor bør du også tilby deg å gå i dybden på hvorfor de ikke får tilbud om jobb, dersom de ønsker det.


Jobbtilbudet


Mens du går gjennom ansettelsesprosessen, bør du sjekke hvilke forventninger de aktuelle kandidatene har til lønnsnivået.


Dette kan nemlig endre seg gjennom prosessen, ettersom de kanskje også ser på andre jobbmuligheter samtidig.


Slik kan du selv finne ut hvilket nivå du bør legge deg på, for å få inn de beste kandidatene.


Når du har valgt ut rett kandidat for stillingen og tiden er inne for å sende ut et jobbtilbud, bør du legge vekt på at tilbudet skal være så fullstendig som mulig med detaljer om alt du tilbyr kandidaten, som bonuser, tillegg på lønnen for bruk av utstyr, feriepenger eller annet.


Onboardingprogram og orientering av nye ansatte


Så fort den nye ansatte har akseptert tilbudet og er klar til å begynne i sin nye jobb hos dere, kan du begynne med innføringsprogrammet.


Det er mye papirarbeid involvert i denne delen av ansettelsesprosessen, men du må også introdusere den nye ansatte for sine nye kolleger, arbeidsområdet og kulturen i bedriften.


Samtidig kan det være lurt å gå gjennom prosjekter og forventninger for de kommende månedene, som en del av en fullstendig orientering for den nyansatte.


Opplæring av din nye medarbeider


Når den nyansatte har fått omvisning og blitt satt inn i de grunnleggende delene av driften og deres arbeid gjennom innføringsprogrammet, er det på tide å gi de opplæring i enhver ny arbeidsoppgave de skal være ansvarlig for.


For at ansettelsesprosessen helhetlig skal være vellykket er det viktig å sikre kandidaten god opplæring, slik at han eller hun er best mulig forberedt for arbeidet som venter. Dette vil gagne både han eller hun selv, og bedriften, fordi de da kan yte bedre og vil trives bedre.

Relaterte poster

Bli en del
av Flexify

For bedrifter

Kontakt oss, så hjelper vi deg å finne riktig kandidat
Kom i gang

For konsulenter

Bli en del av Flexify, så får du tilgang til spennende oppdrag
Jeg er konsulent
Flexify 2018 ©
Privacy policy